Praktyczne szkolenie z archiwizacji dokumentacji medycznej

Podczas szkolenia uczestnicy poznają zasady właściwego postępowania z dokumentacją medyczną w formie papierowej oraz elektronicznej, z uwzględnieniem obowiązujących regulacji prawnych, w tym wymogów dotyczących ochrony danych osobowych. Program obejmuje pełny proces archiwizacji – od przyjęcia dokumentacji, przez bezpieczne i uporządkowane przechowywanie, aż po procedury jej udostępniania.

Adresaci szkolenia

Szkolenie skierowane jest do osób odpowiedzialnych za zarządzanie dokumentacją w sektorze medycznym, w szczególności do:

kierowników komórek organizacyjnych,
pracowników prowadzących i przekazujących dokumentację do archiwum,
archiwistów,
osób zainteresowanych tematyką archiwizacji dokumentacji medycznej.

Kluczowe korzyści dla uczestników

Uczestnicy zdobędą aktualną wiedzę z zakresu:

przepisów archiwalnych i regulacji dotyczących dokumentacji medycznej,
zasad ochrony danych osobowych, w tym wymagań RODO,
organizacji obiegu dokumentacji w podmiocie medycznym.

Szkolenie obejmuje praktyczne elementy, takie jak:

kategoryzacja dokumentacji,
stosowanie systemu kancelaryjnego,
klasyfikacja rzeczowa,
techniki archiwizacji dokumentów papierowych i elektronicznych.

Uczestnicy poznają standardy porządkowania i ewidencjonowania dokumentacji oraz zasady bezpiecznego przechowywania informacji medycznych. Szczególnie istotną częścią szkolenia jest omówienie procedur udostępniania dokumentów, brakowania oraz przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

Program szkolenia

1. Podstawy prawne

regulacje dotyczące zarządzania dokumentacją w podmiotach medycznych,
przepisy archiwalne,
zasady postępowania z dokumentacją medyczną,
ochrona danych osobowych.

2. Obieg i klasyfikacja dokumentacji

kategoryzacja dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej,
system kancelaryjny,
klasyfikacja rzeczowa,
rodzaje dokumentacji medycznej i ich kwalifikacja archiwalna.

3. Archiwizacja dokumentów papierowych

zasady gromadzenia dokumentacji medycznej,
przekazywanie materiałów do archiwum zakładowego lub składnicy akt,
porządkowanie dokumentacji,
opisywanie jednostek archiwalnych,
przygotowywanie ewidencji przekazywanych materiałów.

4. Archiwizacja dokumentów elektronicznych

przechowywanie dokumentacji w systemach teleinformatycznych,
archiwizacja na nośnikach danych,
wymagania dotyczące bezpieczeństwa informacji.

5. Standardy porządkowania i zabezpieczania dokumentacji

zasady ewidencjonowania materiałów archiwalnych,
techniczne i organizacyjne metody zabezpieczania dokumentacji.

6. Funkcjonowanie archiwum zakładowego

organizacja, wyposażenie i zadania archiwum,
przechowywanie oraz ochrona dokumentacji,
prowadzenie ewidencji w archiwum zakładowym.

7. Ochrona danych osobowych w archiwizacji

zakres uprawnień archiwisty,
wymagania RODO dotyczące przetwarzania danych,
cel przetwarzania danych a archiwizacja,
środki techniczne i organizacyjne ochraniające dane osobowe,
wpływ kwalifikacji archiwalnej na obowiązek usuwania danych.

8. Udostępnianie dokumentacji

procedury udostępniania dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym.

9. Brakowanie dokumentacji

zasady brakowania dokumentacji papierowej i elektronicznej,
okresy przechowywania i przygotowanie do zniszczenia.

10. Przekazywanie materiałów archiwalnych

procedury przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

11. Kontrole w archiwum zakładowym

zakres i wymagania kontroli zewnętrznych oraz wewnętrznych.

12. Dyskusja i konsultacje

Szkolenie trwa: 7 godz.